情報セキュリティ基本方針
東洋システム株式会社（以下、当社）は、「信用第一」を社是として取引先及びお客さまからお預かりした当社の情報資産を自己・災害・犯罪などの脅威から守り、当社に関係する皆様からの社会の信頼に応えるべく、以下の方針に基づき全社で情報セキュリティに取り組みます。
１．経営者の責任
当社は、経営者手動で組織的かつ継続的に情報セキュリティの改善・向上に努めます。
２．体制及び従業者への教育等
当社は、情報セキュリティを維持する責任を自覚させるために、社内に情報セキュリティ維持及び改善のための組織を設置し、従業者及び関係者全てに定期的な教育並びに啓発活動を実施し、必要かつ適切な監督を行います。
３．法令遵守
当社は、情報セキュリティに関わる法令、規制、規範、契約上の義務を遵守するとともに当社に関係する皆さまへの期待に応えます。
４．事業継続性の確保
当社は、万が一、情報セキュリティ上の問題が発生した場合は、直ちに原因を究明しその被害を最小限にとどめると共に、必要に応じた情報公開を行い、事業継続性の確保に努めます。
制定日 2021年4月1日
改訂日 2022年9月23日
東洋システム株式会社
代表取締役社長 高橋 匡
個人情報保護方針
東洋システム株式会社（以下、当社）は、理念である「お客様の繫栄と安全・安心を実現する」と、自ら定めた行動規範に基づき、社会に貢献し、すべてのお客様から信頼を 得るとともに、当社への期待に応えるべく事業活動を進めていきます。 そのために、お客様はもちろんのこと、お取り引き先様、株主様、従業員など、数多くのステークホルダーとより良い関係を築いていきます。当社にとっても新たな価値創造の源泉となる重要資産であることを認識して、個人情報の保護を以下の基本方針に従って適切に行います。
基本方針
1. 当社は、個人情報を取扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報を適切に管理する体制を確立するとともに、当社規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
2. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを着実に実施し、維持し継続的な改善に努めます。
3. 当社は、個人情報をお客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱い、目的外利用を行わないための措置を講じます。
4. 当社は、ご了解いただいた目的の範囲内で、個人情報を利用いたします。また、当社はお客様からご提供いただいた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由 がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
5. 当社は、個人情報への 不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などを防止 するために個人情報を安全に管理し、セキュリティの確保・向上・是正に努めます。
6. 当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。個人情報に関するご連絡先に関しましては、プライバシーポリシーに定めるとおりです。
7. 当社は、関連する法令、その他の規範を順守するとともに、環境の変化に合わせ、個人情報保護の取り組みの継続的な改善、向上に努めます。
制定日 2020年 ９ 月 １ 日
改定日 2021年 ６ 月 １ 日
東洋システム株式会社
代表取締役社長 髙橋 匡
プライバシーポリシー
東洋システム株式会社（以下、当社）は、個人情報の取扱いに関して以下のプライバシーポリシーを策定し、これを遵守するとともに、お客様の個人情報をはじめとする全ての個人情報をより安全かつ適切に取扱います。
１.取得する個人情報の利用目的 当社は、お客様、お取引先、従業者、その他当社と関わりのある方々の個人情報について、以下の利用目的に従い利用し、これら以外の目的には利用いたしません。
(1)お客様の個人情報
＜不動産事業＞
賃貸物件の入居希望者様・入居者様・連帯保証人様・入居者家族様・同居人様、売買物件の申込者様、購入者様、管理やサブリースもしくは媒介の委託を受けた不動産の所有者その他権利者様（以下総称してお客様といいます）の個人情報（氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先、年収、入金情報、その他記載等による情報）について以下の利用目的のみに利用いたします。
・不動産の管理、仲介、賃貸、売買、建築請負等の取引に関する契約の履行、情報、サービスの提供
・物件のご紹介、お申し込みの結果等の連絡、信用情報機関への信用照会、賃貸借契約、連帯保証契約、管理委託契約、サブリース原契約、媒介契約の締結、履行、及び契約管理、契約後の管理、アフターサービス等の実施
・当社の他の不動産及びサービスの照会並びにお客様にとって有用と思われる当社提携先の商品、サービス等の紹介、アンケート等の発送
＜保険代理店事業＞
保険会社から保険募集業務の委託を受けて取得した個人情報を以下の利用目的のみに利用いたします。なお、個人番号及び特定個人情報については、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用いたしません。
・生命保険及びこれらに付帯・関連するサービスの提供等の保険会社の業務及びこれらに付帯・関連するサービスの提供
・取引のある他の保険会社の商品・サービスのご提案等
なお、当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社（下記）の利用目的は、各社のホームページに記載のとおりです。
・アフラック生命保険株式会社
・メットライフ生命保険株式会社
(2)お取引先の個人情報
・取引等に関する連絡
・お問い合わせ時のご本人確認及び対応
(3)従業者等（退職者含む）の個人情報
・人事・労務管理、福利厚生等の業務遂行
・労働関連法令への対応、事務連絡等
(4)採用応募者等の個人情報
・書類審査、面接、評価、応募者への連絡等
(5)その他の個人情報
・業務上必要な情報の交換、連絡
・お問い合わせへの対応と履歴の管理等
２.個人情報の第三者への提供及び第三者からの取得
当社は、法令等に定められた場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ないで、その個人情報を第三者に開示・提供いたしません。なお、個人番号及び特定個人情報については、法令で限定的に明示された場合を除き、第三者に開示・提供いたしません。また、個人情報を第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。）、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管いたします。
不動産事業においては、あらかじめご本人の同意を得た上で、利用目的の達成に必要な範囲内において取得した個人情報を以下の者に対して、書面、郵便物、電話、ファックス、ホームページ、電子メール、広告媒体を通じて提供する場合があります。
・お客様から委託を受けた事項についての契約の相手方となる者及びその見込者
・当社グループ会社
・他の不動産業者・保証会社、信販会社、損保会社、金融機関、信用情報機関、施行会社、設備販売会社引っ越し業者、その他生活関連サービス等を行う事業者
・広告の提携業者・団体、指定流通機構
・利用目的の達成に必要となるその他第三者
３.個人情報の取扱いの委託
当社は、事業運営上、業務の一部を外部に委託することがあります。その際は、個人情報保護に関する契約を締結し、適切に管理・監督を行い、個人情報を保護いたします。
４.個人情報の安全管理措置
当社は、取扱う個人情報を安全かつ正確に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止のため、安全管理に関する取扱規程等の整備及び実施体制の整備等、十分なセキュリテイ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じ、万が一問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。当社は、個人情報の安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記、＜お問い合わせ先＞までお寄せください。
(1)基本方針の整備
個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドラインの遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
(2)個人情報の安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
(3)組織的安全管理措置
・個人情報の管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人情報の安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人情報の取扱状況を確認できる手段の整備
・個人情報の取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
・漏えい等事案に対応する体制の整備
(4)人的安全管理措置
・従業者との個人情報の非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
・従業者による個人情報管理手続の遵守状況の確認
(5)物理的安全管理措置
・個人情報の取扱区域等の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人情報の削除及び機器、電子媒体等の廃棄
(6)技術的安全管理措置
・個人情報の利用者の識別及び認証
・個人情報の管理区分の設定及びアクセス制御
・個人情報へのアクセス権限の管理
・個人情報の漏えい・毀損等防止策
・個人情報へのアクセスの記録及び分析
・個人情報を取扱う情報システムの稼働状況の記録及び分析
・個人情報を取扱う情報システムの監視及び監査
(7)委託先の監督
個人情報の取扱いを委託する場合には、個人情報を適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
(8)外的環境の把握
個人情報を取扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。
５. センシティブ情報のお取扱い
当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害状況等をいいます）並びに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療及び性生活に関する個人情報（センシティブ情報）については、次に掲げる場合を除き、原則として取得、利用又は第三者提供を行いません。
①法令に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑥相続手続きを伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
６.個人情報提供の任意性
個人情報の提供は任意ですが、ご提供いただけない場合は、サービスの提供等に支障が生じる場合がありす。
７.個人情報の開示等
当社は、当社が保有する個人情報に関して、開示・訂正・追加又は削除・利用停止・第三者提供の停止等及び第三者提供の記録の開示のご請求を受付いたします。ご希望される場合は、下記の＜お問い合わせ先＞までご連絡ください。所定の手続に基づき対応いたします。保険会社や他社の保有個人データに関しては、当該会社に対してお取次ぎいたします。
８.お問い合わせ・ご相談・苦情へのご対応
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に迅速に対応いたします。ご連絡先は下記の＜お問い合わせ先＞となります。
〈お問い合わせ先〉
東洋システム株式会社
代表者氏名：髙橋 匡（個人情報保護管理者）
所在地：〒444-0825 愛知県岡崎市福岡町字岩ケ崎２１－４
電話番号：0564-54-1511
受付時間：９時から１７時まで（土曜日、日曜日、祝祭日を除く）
Email : info@ty-system.co.jp
制定日２０１１年１０月1日
改訂日２０２３年５月２９日
勧誘方針
当代理店は、保険商品その他金融商品の販売等に関する勧誘を行うに際し、「金融商品の販売等に関する法律」に基づき次のとおり勧誘方針を定めましたので、ご案内させていただきます。
■ 金融商品の販売等に際して、各種法令等を遵守し、適正な販売等に努めます。
・販売等にあたっては、係険業法、金融商品の販売等に関する法律、金融商品取引法、 消費者契約法及びその他各種法令等を遵守して参ります。
・お客さまに商品内容を正しくご理解いただけるよう説明内容や説明方法を創意工夫し、 適正な販売・勧誘活動を行って参ります。
・保険金の不正取得を防止する観点から、適正に係険金額を定めるなど、適切な保険販売を行うよう努カして参ります。
■ お客さまの金融商品に関するお客さまの知識・経験、契約目的、財産の状況等を総合的に勘案し、お客さまの意向と実情に応じた金融商品の販売等に努めます。
・保険販売等においては、お客さまを取り巻くリスクの分析やコンサルティング活動等を通じて、お客さまの意向と実情に沿った適切な最大限配慮した商品設計、販売・勧誘活動を行って参ります。
・また、お客さまのご経験、ご契約目的、財産の状況等を勘案して十分把握したうえで、 商品内容やリスク内容等の適切な説明を行って参ります。
・お客さまに関する情報については、適正な取扱いを行い、お客さまの権利利益の保護に配慮して参ります。
■ お客さまへの商品説明等については、販売・勧誘形態に応じて、お客さま本位の方法等の創意工夫に努めます。
・販売・勧誘活動にあたっては、お客さまの立場に立って、時間帯や勧誘場所について十分に配慮して参ります。
・お客さまと直接対面しない販売等を行う場合においては、説明方法等に工夫を凝らし、 お客さまにご理解いただけるよう常に努力して参ります。
■ お客さまのご意見等の収集に努め現状を把握し、また、お客さまの満足度を高めるよう努めます。
・保険契約について、万がー保険事故が発生した場合におきましては、係険金の請求に、 あたり適切な助言をして参ります。
・お客さまの様々なご意見等の収集に努め、その後の金融販売等に活かして参ります。
平成28年9月6日改定
東洋システム株式会社 保険部門